Asset Management: hoe & wat?

Asset Management is in essentie het antwoord op een heel simpele vraag:

“Wat doe je wanneer belangrijke apparatuur kapot gaat?”

Het is een eenvoudige vraag maar er antwoord op geven, kost wat denkwerk. Want of het nu gaat om een complexe machine of een lampje: je wilt een strategie hebben om iets te repareren of te vervangen wanneer het stuk gaat. Als je apparaten stilstaan en je niet kunt werken, loop je kansen en omzet mis! Asset Management is er om dit te voorkomen. De definitie die ISO aan Asset Management geeft, is:“Gecoördineerde activiteit van een organisatie om waarde te realiseren uit voorwerpen, zaken of entiteiten die daadwerkelijke of potentiële waarde hebben voor een organisatie.” Of, simpeler: Asset Management is het strategisch onderhouden van alles waar je aan verdient! Of dit nu gaat om IT-apparaten, voertuigen, zware industriële machines of gebouwen, maakt niet uit. Het principe van asset management kun je in elke industrie en voor elke bedrijfsgrootte toepassen.

Het concept gaat namelijk over het verkrijgen van inzicht in de totale levenscyclus van al je bedrijfsmiddelen. Een systeem voor Asset Management implementeren, levert je een gestroomlijnd onderhoudsproces, lagere kosten en minder uitvaltijd op. In dit artikel nemen we je mee door de basisideeën, zodat je klaar bent om je bedrijfsmiddelen in topvorm te houden!

Wat is het verschil tussen onderhoudsmanagement en Asset Management?

Je hebt misschien al eens gehoord van CMM-systemen, Computerized Maintenance Management systemen. Dit zijn softwareprogramma’s die gebouwd zijn om je onderhoudsproces te optimaliseren. Maar wat is dan het verschil met Asset Management?

Onderhoudsmanagement is slechts één onderdeel van asset management. Onderhoudsmanagement gaat over onderhoudsroosters, werkplannen en voorraadbeheer. Asset management gaat over de volledige levenscyclus van je bedrijfsmiddelen. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook inkoop, contracten, HSE-protocollen en uiteindelijke verwijdering/recycling van de middelen.

Asset Management en onderhoudsmanagement zijn dus met elkaar verweven. Alleen gaat Asset Management een paar stappen verder.

Voor wie is Asset Management?

Bedrijven die een hoop dure bedrijfsmiddelen bezitten (machines, voertuigen, gebouwen etc.) hebben het meest baat bij een sterke asset management-strategie. De transport-, energie en productie-industrie zijn voorbeelden van sectoren die veel kunnen winnen met een sterke asset management-strategie.

Dat gezegd hebbende, kan elk bedrijf de principes van asset management toepassen om de levenscyclus van hun bedrijfsmiddelen te optimaliseren. Sta eens stil bij de apparaten die je op dagelijkse basis gebruikt en wat de gevolgen zijn als deze apparaten niet meer werken of onderhoud nodig hebben. Hoe lang wil je met een apparaat doen? Hoeveel impact heeft uitval op je bedrijfsproces? Het antwoord op deze vragen bepaalt hoe je je asset management-strategie moet inrichten.

Het Asset Management Maturity-model

Er bestaat een model dat de verschillende fasen van Asset Management uiteenzet voor bedrijven. Je kunt dit Asset Management Maturity Model (AMMM) gebruiken om te bepalen waar je staat. Er bestaan een paar variaties van dit model met verschillende termen. De bedoeling is vooral om een beeld te hebben bij de vervolgstappen aan de hand van je huidige situatie. Het meest-gebruikte model kent vijf fasen: chaotisch, beginnend, ontwikkelend, beheerst en geoptimaliseerd. We bespreken de fasen hieronder.

Chaotisch

Als je antwoord op de vraag aan het begin van dit artikel “Weet ik niet” is, dan bevind je je zeer waarschijnlijk in de Chaotische fase van asset management. Je bezit een aantal belangrijke apparaten die je nodig hebt voor je primaire bedrijfsproces. Je hoopt vooral dat ze niet uitvallen, want het kost nogal wat tijd, geld en moeite om ze te onderhouden of vervangen. Alleen heb je geen strakke procedure voor het geval dat dit gebeurt. Verder ben je je niet bewust van het concept ‘asset management’ en houdt je assets niet bij en hebt geen onderhoudsschema’s. Reparaties zijn reactief en ad-hoc. Je houdt geen logboek of register bij van je bedrijfsmiddelen en onderhoud.

Beginnend

Je hebt een duidelijk idee van wat asset management is en hoe het voordeel oplevert voor je organisatie. Je ontwikkelt een strategie om de conditie van je bedrijfsmiddelen bij te houden. Je denkt vooruit en hebt de benodigde kennis in huis, of op snelle afroep, om snel in te grijpen. Je houdt een voorraad van reserve-onderdelen bij. Dit alles om je assets zo min mogelijk stil te laten staan. Misschien heb je ook al een duidelijk inspectieplan voor je kritieke bedrijfsmiddelen. Wat bedrijven die zich in de Beginnende fase bevinden gemeen hebben, is dat je op een consistente manier de informatie en status van je assets begint bij te houden.

Ontwikkelend

Je hebt een consistent systeem om de informatie en status van je assets bij te houden. Je gaat nog een stap verder en past financiële informatie over je assets en reparatiekosten toe. Verder heb je een duidelijk beeld van de levenscyclus van je bedrijfsmiddelen. Je gebruikt al deze informatie om weloverwogen keuzes te maken die het meeste rendement bieden: namelijk waar en wanneer je onderhoud en reparaties uitvoert en wanneer je iets vervangt. Omdat je deze data tot je beschikking hebt, ben je zeker van je zaak. In deze fase beweeg je van een reactieve asset management-benadering naar een preventieve. Je verkleint je uitvaltijd verder en verhoogt hiermee de productiviteit.

Beheerst

Je houdt je assets nauwlettend in de gaten, hebt je informatie gecentraliseerd en hebt je asset management-strategie verder verfijnd. Je hebt de risico’s en kansen van je bedrijfsmiddelen in kaart gebracht. Met deze informatie zet je een stap voorbij eenvoudig gepland onderhoud. Waar en wanneer je onderhoud uitvoert, wordt bepaald door geautomatiseerde conditie-monitoring, optimale efficiëntie en het hoogste rendement. Je hebt geen vaste, jaarlijkse planning maar gebruikt voorspellende technieken om deze planning te automatiseren en continu bij te stellen. Je houdt de conditie van je assets op een slimme en financieel gezonde manier bij.

Geoptimaliseerd

Je hebt de voorspellende techniek van je asset management-strategie geperfectioneerd. Je bent continu bezig om middels gestandaardiseerde procedures en geautomatiseerde processen de status van je assets bij te houden. Asset management is daarmee een integraal onderdeel van je dagelijkse business geworden en is de belangrijkste factor in het toekennen van je resources. Allemaal om optimaal rendement te behalen. Je werkt met duidelijk opgestelde KPI’s voor je assets: productievolume, draaiuren, kosten etc. Er gaan nauwelijks resources verloren tijdens het onderhouden, repareren en vervangen van je assets.

Hoe start je met Asset Management?

Als het klinkt alsof Asset Management iets is waar je mee aan de slag wilt gaan, kun je de volgende stappen volgen om het in je organisatie te implementeren.

Inventariseer je bedrijfsprocessen, apparaten en lopende contracten

Voordat je een strategie voor je bedrijf gaat bepalen en veel geld gaat uitgeven aan een stuk asset management-software, is het belangrijk te weten waar je staat. Ga allereerst na wat je bedrijfsstructuur is, welke processen je hebt en wat je KPI’s zijn. Welke middelen zijn cruciaal in je primaire proces en het behalen van je doelen? Heb je bestaande contracten op deze middelen?

Prioriteer je assets en procedures

Je wilt graag een geïnformeerde beslissing nemen over waar je in investeert wanneer je begint met asset management. Uiteindelijk is het behalen van een optimaal rendement je doel en in je primaire proces zijn sommige zaken daarin nu eenmaal belangrijker dan andere. Daar wil je uiteraard het eerste in investeren.

Bepaal je startinvestering voor asset management

De eerste stappen zijn het inventariseren en prioritiseren van je processen en bedrijfsmiddelen. Wat je daarna wilt doen, is bepalen hoeveel tijd en geld je gaat investeren om te beginnen met je Asset Management-strategie. Afhankelijk van hoe ingewikkeld je apparaten en processen zijn, kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld een basis-onderhoudsschema voor je meest cruciale middelen op te stellen. Of je kunt de tijd nemen om elk schroefje, boutje, aankoop-huurcontract en volledige lifecycles van je apparaten in gespecialiseerde software in te voeren. Jij weet wat het beste werkt voor jouw bedrijf.

Kies een asset management-systeem

Je hebt keuzes gemaakt over je assets en investering. Nu is het zaak een softwarepakket te kiezen wat aansluit bij je strategie. En er zijn aardig wat keuzes. Sommige software focust zich op specifieke sectoren, terwijl sommige software sterker is in bijvoorbeeld onderhoud of finances. Welke software je kiest, is geheel afhankelijk van de vorige stappen en de doelen die je jezelf hebt gesteld. Alle mogelijke software opnoemen is geen beginnen aan, maar wees je ervan bewust dat er een hoop verschillende opties zijn en er altijd een systeem bestaat wat aansluit bij jouw wensen.

Implementeer je gekozen oplossing en train je gebruikers

Ongeacht welke oplossing je kiest, je volgende stap is om punten 1 en 2 van hierboven te nemen en toe te passen in je gekozen pakket. Het identificeren van je belangrijkste assets en het kiezen van de juiste software zijn enorm belangrijk. Belangrijker nog is het trainen van de mensen die de software uiteindelijk moeten gebruiken. Dit is een topprioriteit! Immers, zij moeten met het systeem werken en dus moeten zij ook weten hoe. Houd in je achterhoofd dat het succes van elke nieuwe (technische) oplossing altijd valt of staat met met draagvlak onder de eindgebruikers.

Maak slim gebruik van data en blijf verbeteren

Nu alles staat en je je eerste stappen op de reis van asset management hebt gezet, is je volgende focus het continu verbeteren en optimaliseren van je proces. Gelukkig hebben de meeste asset management-pakketten ook rapportagemogelijkheden. Daarmee kun je maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks rapporten genereren op basis van allerlei verschillende statistieken. Door hier gebruik van te maken kun je zien wat goed gaat en waar ruimte is voor verbetering in je asset management-strategie. Rapportages op een goede manier gebruiken is cruciaal voor het klimmen op de Asset Management Maturity-ladder!